打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

在实际工作中,最常用的文档模板往往是公司或部门自定义的模板。但就文档模板的推送方式而言,像 Office 在线模板那样直接推入 Office 客户端的体验可谓最佳。

实际上,Microsoft 推出的“组织资产库”就可以实现这样的体验。

01 建立企业模板的集中存储位置

组织资产库实际上是一个 SharePoint 文档库,你可以将某个 SharePoint 网站中的某个文档库指定为组织资产库,用它来集中存储企业文档模板,并推送给各位同事。

当然,这个 SharePoint 网站既可以是通信网站,也可以是团队网站。由于主要用途定位并非协作,而是专供公司内部同事访共享的企业文档模板资源,因此,通信网站更符合需求。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当然,你可以使用某个现有的网站,或者,你也可以专门为此新建一个网站。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当你准备好了一个网站之后,可以使用该网站中默认的文档库来作为组织资产库存储企业文档模板,或者,也可以新建一个文档库来做这件事。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当你准备好了这样一个文档库之后,还需要考虑到它的访问权限。你可以借助 SharePoint 网站的权限继承特性来直接在网站级别上设置访问权限,这样,就省去了分别为每个文档库设置访问权限的麻烦。

默认情况下,SharePoint 网站提供了三种角色,分别是具有完全控制权限的“所有者”、具有编辑权限的“成员”以及仅具有读取权限的“访问者”

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

一方面,“访问者”角色对应于企业文档模板的实际使用者,他们应该是本企业内部的所有同事。所以,你可以将“除外部用户外的任何人”组添加到“访问者”角色

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

另一方面,还需要有人来维护企业文档模板,例如上传或更新模板文件等,他们应该是至少具备编辑权限的少数用户。所以,你可以将这些用户添加到“成员”角色。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

现在,企业文档模板库的维护人员可以将那些要推送到 Office 客户端的模板文件上传到刚刚创建的文档库。注意,上传的模板文件必须是 .dotx 格式的 Word 模板文件、.xltx 格式的 Excel 模板文件和 .potx 格式的 PowerPoint 模板文件。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

02 向 Office 客户端推送企业模板

在准备好要推送到 Office 客户端的企业文档模板库之后,下一步就是建立从它到 Office 客户端的推送关系。这个任务将由 SharePoint 管理员使用 PowerShell 命令来完成。

首先,需要确保已安装了最新版本的 SharePoint Online Management Shell,并使用如下命令连接到 SharePoint 管理中心网站:

Connect-SPOService -Url https://<SharePoint 管理中心网站域名>.sharepoint.com

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

接下来,需要使用如下命令来将用于存放企业模板的文档库添加为当前租户的组织资产库:

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <SharePoint 文档库 URL> -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当执行该命令时,它会自动检查当前租户是否已启用了 Office 365 CDN 功能。如果尚未启用,则会询问你是否要启用此功能。此处,你要选择“是”;否则,该命令将会立即终止,无法完成组织资产库的添加操作。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当你确认了要启用 Office 365 CDN 功能之后,该命令将会立即启用此功能,并检查当前文档库是否已拥有了与之关联的 CDN 来源。如果尚未拥有,则会继续询问你是否要为当前文档库添加一个新的 CDN 来源。此处,你还要选择“是”;否则,该命令将会立即终止,无法完成组织资产库的添加操作。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

当你确认了要添加新的 CDN 来源之后,该命令将会立即创建一个与当前文档库关联的 CDN 来源,并完成组织资产库的添加操作。

综上所述,启用 Office 365 CDN 功能和添加 CDN 来源这两项操作是将文档库指定为组织资产库的先决条件。Office 365 CDN 来源又分为公共(Public)和专用(Private)两种类型。公共 CDN 来源主要是让任何拥有资产 URL 的人员都能匿名访问;而此处用到的是专用 CDN 来源,它仅限授权用户访问组织资产。

那么,问题来了,组织资产库为什么一定要使用 Office 365 CDN 呢?

简单来说,是出于负载转移和性能提升目的。

SharePoint Online 的核心价值定位是动态协作;而企业文档模板属于静态资产,无论是向最终用户的 Office 客户端推送模板,还是最终用户在 Office 客户端中下载模板,都没有必要、也不值得把这样的负载叠加于 SharePoint 网站和文档库。所以,更明智的办法是将静态资产的推送和请求处理转移到另外一个地方,而 Office 365 CDN 就是最好的选择。

每当文档库中出现企业文档模板的更新时,文档库只向 CDN 来源复制一次更新结果,CDN 来源负责向所有 Office 客户端推送更新;同时,它也是企业文档模板的实际下载来源。这样,就可以同时为 SharePoint 和 Office 365 CDN 提供更好的访问性能。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

最后,CDN 来源需要大约 15 分钟的准备时间。你可以使用 Get-SPOTenantCdnOrigins -CdnType Private 命令来检查 CDN 来源是否已经准备就绪。当这个 CDN 来源名称结尾将不再有“(configuration pending)”文字标识时,说明它已准备就绪,你可以在 Office 客户端中看到推送过来的企业文档模板了。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

03 在 Office 客户端访问企业模板

当 SharePoint Online 管理员完成上述操作后,企业文档模板将会自动推送到公司内所有同事的 Office 客户端。

这时,他们就可以在 Word、Excel 和 PowerPoint 客户端的“新建”界面中访问到这些企业文档模板了。关键的是,组织资产库会自动识别 Office 客户端应用,并仅推送相应格式的文档模板,例如,当你在 PowerPoint 的“新建”界面中切换到企业文档模板库时,只会看到 PowerPoint 模板文件。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

04 为不同部门提供部门专用模板

由于已为“除外部用户外的任何人”组赋予了网站访问者角色,因此,公司内的全体同事都能在 Office 客户端中访问到统一推送过来的企业文档模板。那么,如果有些部门需要用到特殊的文档模板,怎样为他们实现文档模板的“专供”呢?

首先,你可以在已被添加为组织资产库的文档库中将不同部门专用的模板分别上传到不同的文件夹。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

然后,SharePoint Online 网站所有者要为存储部门专用模板的文件夹调整访问权限。

一方面,要将部门专用模板所在文件夹自动继承的网站“访问者”权限删除,以便使之不再接受公司所有同事访问。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

另一方面,要为包含该部门所有同事的 Microsoft 365 组赋予该文件夹的直接访问权限,并将访问权限改为“可查看”,以便仅让该部门组的所有成员成为该文件夹的唯一“访问者”。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

这样,当某个部门的同事在 Office 客户端中新建文档时,除了可以访问公司全员均能访问的企业文档模板之外,还可以访问仅包含本部门专用文档模板的文件夹。

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

05 停止向用户推送企业文档模板

企业文档模板能否从文档库推送到 Office 客户端取决于两个因素的存在,一个是组织资产库,另一个是 CDN 来源。所以,如果你想停止向 Office 客户端推送企业文档模板,只需分别使用如下两个命令来移除它们即可:

Remove-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl <文档库 URL>

Remove-SPOTenantCdnOrigin -OriginUrl <CDN 来源路径> -CdnType Private

打造企业专属的 Office 模板库tli打造企业专属的 Office 模板库rary.xyz(打造企业专属的 Office 模板库)

现在,你也可以管理企业自定义 Office 文档模板向 Office 客户端的推送了!


看完有什么想法快来评论区一起交流吧,原创不易,不要忘记点赞呦!

本文由 BTIC Services 原创发布,也可在微信公众号:生产力工坊 查看更多。

创业项目群,学习操作 18个小项目,添加 微信:80709525  备注:小项目

本文内容由互联网用户自发贡献,该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务,不拥有所有权,不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容, 请发送邮件至 sumchina520@foxmail.com 举报,一经查实,本站将立刻删除。
如若转载,请注明出处:https://www.zzibang.com/3054.html